Mémoire technique type ou modèle => à bannir ou à utiliser avec prudence

Lorsque les entreprises répondent à un appel d'offres toutes connaissent le poids important de l'offre technique dans l'évaluation des offres qui est spécifique à chaque dossier de réponse.

Les candidats utilisent souvent la technique du mémoire technique type ou de l'exemple qui lui a été communiqué. Technique séduisante vu qu'elle permet d'économiser un temps précieux, mais cette pratique est à éviter si vous voulez éviter le rejet de votre offre.

Exemple classique d'un acheteur ayant rejeté une offre au motif que l'entreprise avait fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché (TA Paris, 5 janvier 2023, n° 2328772).

Tout le monde sait, au moins par expérience, que cette pratique est évidemment à éviter car elle conduit aux résultats que vous connaissez.

D'ailleurs certains acheteurs mettent en garde les opérateurs économiques sur les effets négatifs de cette pratique.
N'oubliez pas non plus, que si la forme permet d'obtenir une présentation professionnelle avec un document final en pdf, il ne s'agit en aucun cas de rédiger un document ressemblant à une plaquette publicitaire.

Pour s'en convaincre il suffit :

de relever les notes attribuées par ceux qui pratiquent de la sorte,
et mieux encore, de poser la question aux maitres d'ouvrage, donc à vos futurs clients potentiels.

Plusieurs erreurs de débutants, classiques et notoirement connues

La tentation est naturellement grande de démarrer d'un document-type pourtant, même s'il peut servir en tant que bibliothèque pour certains points nécessairement à adapter.

Les erreurs courantes consistent à :

rédiger le document à partir d'un mémoire technique type ; il s'agit d'une technique très courante mais le rappel de cette erreur peut être utile pour certains qui démarrent dans les réponses aux marchés publics,
utiliser le copier-coller sans personnalisation ni adaptation au contexte,
ne pas respecter la demande spécifique au regard des besoins du marché pour le dossier auquel vous répondez, c'est ce qui est naturellement le plus difficile à respecter.

Ces erreurs seront inévitablement faites par la majorité de vos concurrents il sera donc facile de vous démarquer si votre offre est conforme aux exigences du maître d'ouvrage.

Attention : N'y mentionnez pas des pratiques irréalistes et non conformes à la réalité. L'acheteur a l'obligation de contrôler la fiabilité des informations contenues dans les mémoires techniques. De plus vous vous exposez à des soucis lors de l'exécution du marché.

Le mémoire technique => un problème de méthode

La rédaction d'un mémoire technique spécifique au dossier de consultation de l'appel d'offres auquel vous répondez est uniquement un problème de méthode.

Généralement les entreprises candidates disposent naturellement de la technique et des informations pertinentes mais elles manquent de méthode.
Les questions à se poser : Comment répondre au besoin ? Comment concevoir le plan spécifique au dossier ? Comment présenter les informations ? Autant de questions qui se posent systématiquement lors de la rédaction du document.

Penser comme si vous étiez l'acheteur qui note le document

Pour comprendre la problématique il suffit de se placer du côté de l'acheteur.

Pensez-vous qu'un pouvoir adjudicateur qui va vous attribuer une note sera intéressé par un document standard qui aura subi quelques adaptations (C'est pourtant ce qui est souvent conseillé) ?
Vous même, en votre propre qualité d'acheteur dans votre entreprise, êtes-vous intéressé par une documentation ou même un devis qui seraient un vague copier-coller issu d'un document type même personnalisé ?

La réponse est évidemment : NON.

Demandez aux acheteurs ce qu'ils en pensent.

Le mémoire technique doit impérativement être personnalisé

Le mémoire technique doit être personnalisé, cela parait évident et pourtant on rencontre souvent des mémoires types qui ont été adaptés par les entreprises. Ceci ne signifie pas que vous ne pouvez pas réutiliser CERTAINES parties déjà rédigées mais elles doivent alors être adaptées précisément aux spécifications particulières du dossier de consultation. Le plan doit par contre être TOTALEMENT ré-écrit.

Ceci implique qu'il faut oublier les "plans" que vous trouverez ici où là et que le plan du mémoire technique devra être lui ENTIEREMENT personnalisé au dossier traité.
Il faut également oublier la réutilisation des documents types qui circulent ici où là sur Internet et qui conduisent aux désillusions que beaucoup ont expérimentés.

Une règle d'or => s'inspirer uniquement de la demande du client

Il faut donc inverser les pratiques courantes qui consistent à démarrer d'un document type. Il faut, en fait, démarrer à partir du besoin exprimé par le client.

J'écrits, en ce qui me concerne, de nombreux mémoires techniques en collaboration avec des entreprises.
A cette fin il est pertinent de démarrer systématiquement d'une page blanche qui ne contient que les mises en formes indispensables qui éviteront de perdre du temps pour la présentation.
Ce n'est que quand la trame détaillée (et donc ici obligatoirement spécifique) est établie que l'on peut commencer la rédaction purement technique liée au métier de l'entreprise.

Il faut savoir que l'acheteur s'attend à une réponse personnalisée à ses besoins et en aucun cas à un copier-coller adapté détectable parfois dès la page de garde du mémoire.

Conclusion

Les principales recommandations sont les suivantes :

éviter les mémoires techniques types, ils peuvent cependant servir de bibliothèque à adapter à chaque cas spécifique.
démarrer la rédaction du document à partir de la demande spécifique du dossier,
bâtir la trame de départ sans se soucier de ce que vous avez produit précédemment avec d'autres marchés,
intégrer ensuite en personnalisant les éléments dont vous disposez,
respecter strictement la demande, il est inutile de trop en faire en remplissant des pages qui seront contre-productives,
soigner la présentation.

Il est rappelé qu'un mémoire technique ne se note pas au poids mais à sa pertinence et sa personnalisation.