Pour réussir à répondre efficacement aux appels d’offres, il est nécessaire de : 1/ Acquérir une solide maîtrise des fondamentaux des marchés publics afin de déchiffrer correctement le dossier de consultation, 2/ Constituer un dossier de réponse qui respecte les exigences de conformité, 3/ Rédiger un mémoire technique spécifiquement adapté à chaque appel d'offres, en mettant en avant vos atouts et votre savoir-faire, et 4/ Assurer la transmission de votre pli par voie électronique en toute sécurité, en respectant les protocoles nécessaires. 

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Questions générales sur la réponse aux marchés publics pour les PME

Qu’est-ce qu’un appel d’offres public ?

Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux par un acheteur public (pouvoir adjudicateur ou entité adjudicatrice), pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services, avec une ou plusieurs entreprises.

Exemples :
Construction d'une salle de sport pour une mairie.
Prestations de gardiennage pour une communauté d'agglomération.
Prestations de nettoyage pour un office d'habitation.
Fournitures de médicaments pour un centre hospitalier.

Qui sont les acheteurs publics ?

Les donneurs d’ordres, acheteurs publics (ou parfois privés d’ailleurs) peuvent être très divers.

Exemples :
l’Etat,
les CCI, les chambres de métiers,
les universités,
les hôpitaux,
les collectivités territoriales (conseils départementaux, régions, mairies, communautés d’agglomération, …), …,
SNCF, RATP, EDF, GDF, ADP, France Télévision, … .

Certains acheteurs privés peuvent aussi être soumis aux règles du code de la commande publique

Exemples :
certains bailleurs sociaux (OPH),
sociétés d’économie mixte (SEM),
Fondations,
associations loi 1901,
...

Qui peut répondre aux appels d’offres publics ? (moins de 3 ans de CA ? auto-entrepreneurs ? étrangers ? administrations ?)

Dans le respect du principe de liberté d’accès à la commande publique, toute structure peut se porter candidate à l’attribution d’un marché public à partir du moment où l’entreprise n’a pas fait l’objet d’une exclusion des marchés publics donc ne fait pas l’objet d’une interdiction de soumissionner.

Le règlement de consultation (RC) doit préciser les exigences minimales, ceci implique que peuvent se porter candidats :

• les entreprises qui ne disposent pas de 3 années de chiffre d’affaires, contrairement à une idée reçue. Si le RC mentionne un chiffre d’affaires exigible des candidats, ce dernier doit être proportionné au contexte et se limiter au maximum à deux fois le montant estimé du marché,
• les entreprises qui ne disposent pas de références similaires à l’exécution de marchés de même nature ne peuvent être éliminées sur ce seul critère, 
• les micro-entrepreneurs,
• les entreprises étrangères qui peuvent candidater à un marché public en France,
• les structures administratives, avec lesquelles vous pouvez parfois vous retrouver en concurrence.

Les entreprises peuvent répondre :

• seules,
• ou en sous-traitance et/ou en groupement momentané d’entreprises (GME).

Quelles sont les connaissances minimales pour répondre aux appels d’offres publics ?

Les entreprises qui veulent candidater à un contrat de la commande publique doivent maitriser quatre points incontournables :

Points incontournables à maitriser	Risque
Maitriser les fondamentaux des marchés publics C'est la pierre angulaire d'une réponse efficace aux appels d'offres. Vous devez non seulement connaître les principes fondamentaux de la commande publique, mais aussi comprendre le jargon spécifique et savoir décrypter les différents documents de la consultation.	- Incompréhension du dossier de consultation - Erreurs d'interprétation des documents - Méconnaissance des dernières évolutions réglementaires
Constituer un dossier de réponse conforme La conformité de votre dossier est un prérequis absolu. Chaque document demandé doit être présent, correctement rempli et à jour. Un dossier incomplet ou mal constitué sera systématiquement écarté, quelles que soient ses qualités sur le fond.	- Rejet de la réponse sur la forme - Oubli de pièces obligatoires - Non-respect des délais de remise des offres - Invalidité des documents fournis
Rédiger un mémoire technique spécifique à chaque appel d'offres Le mémoire technique est souvent la pièce maîtresse de votre offre. C'est là que vous allez pouvoir vous démarquer de la concurrence en démontrant votre compréhension du besoin et la pertinence de votre solution.	- Notes insuffisantes, oublis très fréquents - Offre inadaptée aux besoins de l'acheteur - Manque de personnalisation et de valeur ajoutée - Non-respect du plan de réponse imposé par l'acheteur
Transmettre votre pli par voie électronique en toute sécurité La dématérialisation des marchés publics est aujourd'hui une obligation. Vous devez donc maîtriser les outils de réponse électronique et anticiper les éventuels problèmes techniques.	- Offres hors délais - Rejet de la réponse sur la forme (absence de signature électronique si exigée, etc.) - Problèmes techniques de dernière minute - Fichiers corrompus ou illisibles

 

Avant de constituer sa réponse l’entreprise, que ce soit une TPE, PME ou grande entreprise, doit impérativement connaitre les fondamentaux des marchés publics.

En effet, la réponse aux appels d’offre nécessite pour les entreprises de comprendre ce qui est écrit dans les pièces fournies. Il s'agit du premier obstacle une fois le dossier de consultation téléchargé.

A défaut de connaissances suffisantes le candidat aura beaucoup de mal à appréhender le contenu de ce qui sera notamment indiqué dans le règlement de consultation alors qu'il s'agira de son pain quotidien.

Les notions de base minimales à connaitre, qui figurent dans les pièces du dossier de consultation et sont principalement les suivantes :

Les sigles les plus courants

Doivent être parfaitement connus : AAPC, DCE, RC, CCAP, CCTP, CCP, CCAG, CCTG, DPGF, BPU, DQE, devis estimatif, PSE, EIDAS, …

La terminologie employée par l'acheteur

Marché public, accord-cadre à bon de commande ou à marchés subséquents, accords-cadres mono-attributaires ou multi-attributaires, variante, option, tranche ferme et optionnelle, pièces contractuelles du marché, révision des prix, pénalités de retard, procédures formalisées ou non, procédures ouvertes ou restreintes, candidature, offre financière, offre technique, seuils financiers de procédure, profil d’acheteur, certificat de signature électronique, …

Les procédures 

Procédure adaptée (MAPA), appel d’offres ouvert, appel d’offres restreint, marché avec négociation, dialogue compétitif, procédure sans publicité ni mise en concurrence préalable.

Par exemple, de nombreuses entreprises ne connaissent pas les différences entre :
- un appel d'offres et une procédure adaptée,
- un appel d'offres et un marché public.

Les formes envisagées pour la réponse

Les possibilités de répondre :

• seul,
• ou à plusieurs (en sous-traitance ou en groupement momentané d'entreprises (GME) ou cotraitance avec des partenaires).

Par exemple, dans le cas des groupements, de nombreuses entreprises :
- répondent en groupement solidaire alors que le règlement de la consultation ne l'impose pas,
- croient que la forme d'un groupement est un critère de choix.

Les principaux formulaires utilisés (DC1, DC2, DC4, ATTRI1)

Au nombre de ces formulaires on trouve notamment les formulaires DC1, DC2, DC4, ATTRI1.

Le DC1 et le DC4 comprennent la déclaration sur l’honneur des articles L2141-1 à L2141-5 et L2141-7 à L2141-11 du code de la commande publique.

Malgré la réglementation de la commande publique, le contenu du règlement de consultation n’est pas homogène selon le donneur d’ordres, aussi il s’avère difficile à lire et interpréter par les entreprises débutantes (et souvent aussi par les expérimentées).

Si bien que ces dernières ont du mal à lister les pièces à transmettre qu’elles confondent souvent avec les pièces du contrat final.

On distingue 5 phases principales pour gour gérer une réponse à un appel d'offres :

1. la recherche d'annonces de marchés et le téléchargement des dossiers de consultation,
2. l'analyse du dossier de consultation et la prise de décision Go/Nogo
3. la rédaction de la réponse à l’appel d’offres (candidature et offre)
4. la transmission des pièces par voie électronique via le profil d'acheteur
5. l'amélioration des futures réponses

1/ Où trouver les annonces d'appels d’offres publics ou privés en cours ?

1.1/ La recherche des avis de marché sur les plateformes de dématérialisation

Pour trouver des appels d’offres publics et parfois privés il existe plusieurs sites Internet de dématérialisation, ce sont des plateformes électroniques qui sont généralement des profils d’acheteur.

Les plateformes de dématérialisation

il s’agit de sites internet qui publient les avis d’appel public à la concurrence (AAPC) et les dossiers de consultation des entreprises (DCE) des acheteurs publics.

• Vous pouvez y accéder gratuitement et effectuer des recherches par mots-clés, par secteur, par localisation, etc.
• Vous pouvez également créer des alertes pour recevoir les opportunités par e-mail.

NB : ces sites sont GRATUITS, inutile de vous inscrire sur des sites payants (sauf pour les grandes entreprises pour optimiser la gestion des alertes).

Les sites payants n’ont aucun intérêt pour les TPE et les petites PME.

Il vous est conseillé de programmer des alertes gratuites via une veille sur les annonces (il faut créer un compte).

Il est recommandé de programmer les alertes sur les 2 premiers sites ci-dessous, éventuellement sur le 3eme site (PLACE) si vous répondez à des marchés d’Etat, c’est amplement suffisant.

• Le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP).
  • C’est le site à privilégier par les entreprises car il est le site principal à utiliser pour les annonces officielles.
  • Le site est relativement fonctionnel et permet de faire des recherches par mots-clés :
    • soit dans une liste préétablie,
    • soit via des mots-clés dans l’objet du marché ou dans le corps de l’annonce.
  • Il est aussi possible filtrer par des critères géographiques ainsi que d’autres critères pertinents.
  • Les marchés les plus importants y figurent notamment pour les marchés dépassant les seuils européens.
• La PLACE : la plateforme des achats de l'État (ministères, CCI, ...).
• Le portail Maximilen pour les marchés situés en région parisienne.
• Les journaux habilités à recevoir des annonces légales (JAL), dont la liste figure dans chaque préfecture.
• Le journal officiel de l’Union européenne (JOUE) qui est obligatoire pour les marchés dépassant les seuils européens.
• Les plateformes de dématérialisation appelées "profil d'acheteur" (emarchespublics, achatpublic, AWS, ...)

Vous pouvez également trouver des avis de marchés dans d'autres publications notamment pour les marchés à procédures adaptées (MAPA) dans des journaux, des sites Internet d'acheteurs, et aussi dans des revues spécialisées de la presse professionnelle du domaine concerné (gardiennage, nettoyage, BTP, informatique, ...).

Les réseaux professionnels

Vous pouvez vous faire connaître auprès des acheteurs publics potentiels :

• en participant à des évènements, des salons, des rencontres, etc.
• en sollicitant des rendez-vous avec les services achats, les directions techniques, les élus, etc. pour présenter votre entreprise et vos compétences.

Les partenariats avec d’autres entreprises

Il s’agit de s’associer avec d’autres entreprises, notamment des PME ou des TPE, pour répondre à des marchés publics plus importants ou plus complexes.

Vous pouvez ainsi mutualiser vos ressources, vos savoir-faire, vos références, etc. Vous pouvez également sous-traiter une partie du marché à une autre entreprise, à condition de respecter les obligations légales ou répondre en groupement.

1.2/ Le téléchargement du DCE

Une fois les annonces de marchés publics trouvées, il faut consulter ces avis de marché et télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE) qui contient les pièces fournies par l’acheteur (RC, CCAP, CCTP, plans, pièces de prix…).

• Les documents de la consultation sont mis à disposition généralement dans un format .zip à décompresser.
• Les fichiers sont principalement fournis dans des formats très courants (.doc, .xis, .pdf) mais peuvent parfois être transmis dans un format open source.
• Les dossiers du BTP comprenant souvent des plans de volume important il n'est pas rare que le fichier .zip dépasse 100 Mo.

Une fois le dossier téléchargé vous pouvez passer à son analyse.

2/ Comment analyser le DCE, questionner et prendre la décision Go/Nogo ?

2.1/ Le contenu du DCE

Le dossier de consultation (DCE) téléchargé va comprendre un nombre de documents variable selon les consultations, il comprend principalement sans que cette liste soit exhaustive :

• l'avis de marché (AAPC), c'est la publicité ou l'annonce. L’avis d’appel public à la concurrence (AAPC) présente les caractéristiques essentielles du marché, comme l’objet, le lieu, la durée, le montant estimé, les critères d’attribution, les modalités de remise des offres, etc.
• le règlement de consultation (RC), il fixe les règles du jeu pour répondre, il doit être respecté par les parties, Il précise les conditions de participation, les documents à fournir, les modalités de présentation des offres, le délai de validité des offres, etc.
• l'acte d'engagement, c'est la pièce la plus importante du contrat,
• le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), il fixe les dispositions administratives du contrat, Il détermine les clauses contractuelles du marché, comme les modalités de paiement, les pénalités, les garanties, les assurances, les révisions de prix, etc.
• le cahier des clauses techniques particulières (CCTP),il fixe les dispositions techniques du contrat, Il définit les spécifications techniques du marché, comme les normes, les performances, les contrôles, les livraisons, etc.
• les pièces de prix (DPGF, BPU, DQE), dont certaines peuvent ou non être contractuelles,
• les plans, les rapports, ... (notamment dans le BTP),
• parfois le cadre de mémoire technique, le cadre de réponse technique ou le questionnaire technique et fonctionnel détaillé,
• ainsi qu'éventuellement d'autres pièces en fonction des spécificités.

N'oubliez pas de vérifier que les fichiers téléchargés correspondent bien à la liste indiquée dans le règlement de consultation.

2.2/ Poser des questions à l'acheteur

N'hésitez pas à utiliser la fonction de questions/réponses de la plateforme de dématérialisation pour obtenir des éclaircissements sur des points obscurs du DCE.

• Attention cependant à respecter le délai indiqué dans le RC pour poser vos questions.
• Formulez vos questions de manière claire et concise, en citant précisément les documents et paragraphes concernés.
• Gardez à l'esprit que les réponses de l'acheteur seront visibles par tous les candidats potentiels.

2.3/ Les éléments de décision Go / NoGo

Sauf pour certaines entreprises dont c'est la stratégie, vous ne pouvez pas répondre à tous les marchés qui se présentent.

Il vous faudra donc effectuer une sélection de dossiers en fonction de l'analyse effectuée pour évaluer vos chances.

Analyse du DCE

L’analyse du DCE vous permet de vérifier :

• que vous êtes éligible au marché,
• que vous êtes capable de répondre aux exigences techniques et financières,
• et que vous comprenez les attentes de l’acheteur public.

Questions à l'acheteur avant de répondre

Vous pouvez poser des questions à l’acheteur public, par écrit, via la plateforme de dématérialisation, si vous avez besoin de clarifications ou de précisions.

Ces questions sont importantes et encadrées dans des délais à respecter.

Points durs à relever

A la lecture du DCE se pose alors la question de l'intérêt à répondre au marché concerné et vous avez intérêt à vérifier un certain nombre de points durs.

Voici une liste non exhaustive des éléments à examiner attentivement :

Délais

• La date limite de réponse est-elle compatible avec vos ressources actuelles ?
• Quel est le délai pour poser des questions à l'acheteur ?
• Les délais d'exécution du marché sont-ils réalistes pour votre entreprise ?

Adéquation avec votre activité

• L'objet du marché correspond-il à votre cœur de métier ?
• Avez-vous l'expertise technique requise pour répondre aux exigences du CCTP ?

Aspects financiers

• Quelle est l'estimation du marché ?
• Y a-t-il un montant minimum et maximum fixé ?
• La formule de révision des prix est-elle acceptable pour votre entreprise ?

Capacités requises

• Votre chiffre d'affaires est-il suffisant par rapport aux exigences ?
• Disposez-vous des effectifs nécessaires ?
• Avez-vous les moyens matériels demandés ?
• Vos références clients sont-elles pertinentes et suffisantes ?

Forme du marché

• S'agit-il d'un accord-cadre ou d'un marché classique ?
• Y a-t-il des tranches optionnelles ou des variantes autorisées ?

Critères d'attribution

• Quel est le poids respectif du prix et de la valeur technique dans la notation ?
• Les sous-critères techniques sont-ils clairement définis ?

Contraintes particulières

• Y a-t-il des exigences spécifiques en termes de certifications ou qualifications ?
• Des contraintes logistiques particulières sont-elles mentionnées ?

Aspects juridiques

• Les clauses du CCAP sont-elles acceptables (pénalités, modalités de paiement, etc.) ?
• La signature électronique est-elle requise dès la remise des plis ?

Sourcing et orientation du dossier

• Etes-vous connus du maitre d'ouvrage c'est à dire du donneur d'ordre ?
• Le dossier est il orienté en faveur d'un de vos concurrents ? (faisceau d'indices à utiliser : citation de marques, ...)

Suite à l'analyse de ces points vous pouvez prendre une décision sur l'opportunité ou non de répondre en fonction des chances de succès.

Une fois la décision de répondre prix vous pouvez passer à la rédaction des pièces.

3/ Comment rédiger la réponse à l’appel d’offres ? (candidature et offre)

Il s'agit de la partie la plus délicate, et même si certaines demandes se ressemblent d'un dossier à l'autre les dossiers de réponses sont tous différents.

Votre réponse comprendra généralement deux parties : La candidature et l'offre qu'il vous faudra compléter ou rédiger.

Il vous faut donc avoir clairement compris quelles sont les pièces à fournir ainsi que les obligations et contraintes qui en découlent. Attention aux copier-coller !

3.1/ La candidature comprend des pièces de nature plutôt administrative DC1 DC2 DC4 DUME

Vous devez compléter les pièces de candidatures qui sont principalement les formulaires DC1, DC2, éventuellement DC4 et des documents relatifs aux capacités :

Le formulaire DC1 Lettre de candidature - Désignation du mandataire par ses cotraitants

Le formulaire DC1 est la lettre de candidature qui indique l’identité du candidat, l’objet du marché, la forme du groupement si vous êtes en partenariat, etc.

Il contient notamment la déclaration sur l'honneur relative aux interdictions de soumissionner, 

Le formulaire DC2 Déclaration du candidat

Le formulaire DC2 est la déclaration du candidat qui renseigne les informations administratives, financières, techniques et professionnelles du candidat, comme le chiffre d’affaires, les effectifs, les références, les qualifications, etc.

• Les documents de capacités financières, techniques et professionnelles, sachant que la liste des demandes à ce titre est limitée de manière réglementaire. 

Le formulaire DC4 Déclaration de sous-traitance

Le formulaire DC4 est un formulaire de déclaration de sous-traitance utilisable par les entreprises soumissionnaires ou titulaires de marchés publics. Le document sert de support à un entrepreneur principal pour présenter un sous-traitant.

Le  DUME

Le Document Unique de Marché Européen (DUME) qui peut remplacer les documents de candidature précédents.

3.2/ L'offre comprend une offre financière et une offre technique BPU/DQE, DPGF mémoire technique

L'acheteur doit choisir l'offre économiquement la plus avantageuses en fonctions de critères pluriels dont les deux principaux sont le prix et la valeur technique faisant l'objet d'une notation ou pondération.

L'offre financière

Elle peut comporter plusieurs pièces comme l'acte d'engagement, la DPGF, le BPU, le DQE.

Souvent la note du prix, qui peut être calculée par une formule figurant au règlement de consultation, représente entre 30 et 70 % de la note totale.

L'offre technique

Elle est généralement constituée d'un mémoire technique ou de documents de fonction équivalente (note méthodologique, cadre de réponse, ...).

C'est cette partie importante qui permet parfois de faire la différence par rapport à vos concurrents.

La note technique peut varier dans les même proportions, sachant que le critère de la valeur technique est fréquemment décomposé en sous-critères.

Le plus difficile est certainement la rédaction du mémoire technique qui est spécifique à chaque réponse.
Sur ce point les entreprises débutantes font souvent deux erreurs classiques :
1 - Elles démarrent la rédaction à partir d'un mémoire-technique type
2 - Elles se contentent d'expliciter le CCTP.

D'ailleurs pour le premier points un certains nombre d'acheteurs mettent en garde les soumissionnaires via le RC, sur les conséquences d'adapter un mémoire technique type générique.
Ce n'est pas ce que les acheteurs vous demandent. 

Le mémoire technique est un document qui décrit la méthode et les moyens que vous allez mettre en œuvre pour réaliser le marché.

Vous pouvez y détailler ses aspects comme les suivants.

Mais, attention, son contenu est spécifique et varie selon les marchés; si bien que la liste ci-dessous est uniquement indicative.

Il vous faut savoir lire le dossier pour en extraire les exigences.

On peut vous demander des éléments tels que les suivants :

• La compréhension du besoin et des enjeux de l’acheteur public
• La description des prestations ou des produits que vous proposez
• La présentation de l’équipe dédiée au marché et de ses compétences
• La description des outils et des procédures que vous utilisez
• La prise en compte des critères environnementaux et sociaux
• Les garanties de qualité, de sécurité et de délai

Il vous faut établir une offre pour chaque lot auquel vous répondez.

Une fois les pièces rédigée vous devrez les transmettre par voie dématérialisée.

4/ Comment transmettre le pli par voie électronique via le profil d'acheteur ?

Transmission du pli

Vous devez ensuite transmettre les pièces de la candidature et de l'offre à l’acheteur public via la plateforme de dématérialisation.

Attention il s'agit d'une opération à risques, y compris pour les soumissionnaires expérimentés.

L'envoi s'effectue en utilisant le profil d'acheteur mentionné dans le RC.

Il vous faudra vous connecter avec votre identifiant et votre mot de passe, signer éventuellement les fichiers concernés, insérer ces fichiers dans les enveloppes dédiées, puis envoyer ces pièces vers la plateforme.

Pour cela, vous devez :

• Créer un compte sur la plateforme si vous n'en disposez pas et vous identifier
• Sélectionner le marché auquel vous souhaitez répondre
• Télécharger les documents de votre candidature et offre au format PDF ou autre format accepté
• Le cas échéant, signer électroniquement votre offre avec un certificat de signature valide (à la norme EIDAS et dans un format Pades, Xades  ou Cades)
• Valider l’envoi de votre offre et conserver l’accusé de réception

Attention aux aléas techniques : un problème fréquent

Vous devez absolument anticiper les aléas techniques éventuels, il est donc indispensable :

• de tester régulièrement les prérequis techniques,
• d'effectuer une simulation de dépôt représentative.

Attention
La transmission électronique est une opération qui comporte des risques si un minimum de précautions ne sont pas prises et parfois les plis sont réceptionnés hors délais conduisant au rejet probable de l'offre.

En cas de contentieux se posera alors le problème de la charge de la preuve par les parties. 

En effet, y compris pour des entreprises rompues à l'exercice, il peut y avoir des dysfonctionnements d'origines diverses comme par exemple :

• couple identifiant / mot de passe invalide rendant impossible la connexion à la plateforme,
• fichiers illisibles par l'acheteur,
• taille excessive des fichiers transmis incompatible avec la plateforme ce qui peut aussi engendrer des durées de transmission très longues,
• incidents techniques qui engendrent la réception hors délai de l'offre,
• dysfonctionnement de la plateforme,
• dysfonctionnement du certificat de signature électronique,
• hotline de la plateforme inaccessible ou peu réactive, ...

En cas d'incident il est conseillé de conserver le maximum de traces (copies écran, relevés de connexion, ...).

Par conséquent, sinon ce sera à vos risques et périls, il est fortement recommandé :

1/ de transmettre votre pli électronique au moins 24 heures à l'avance

2/ de réaliser une simulation de dépôt dans des conditions techniques identiques au dossier de réponse final.

Pour les réponses électroniques importantes il est conseillé de doubler l'envoi par une copie de sauvegarde. Cette possibilité, peut utilisée, est contraignante mais peut s'avérer utile dans certains cas.

5/ Comment améliorer vos futures réponses ?

Si malheureusement votre offre n'est pas retenue vous serez destinataire d'une lettre de rejet qui comportera ou non les motifs du rejet.

Si aucun motif n'est mentionné vous pouvez demander par écrit à l'acheteur le nom de l'attributaire et les avantages relatifs de l'offre retenue.

Une fois le marché signé entre l'attributaire et le maitre d'ouvrage vous pouvez également demander le rapport d'analyse des offres qui lui est particulièrement intéressant. Ce rapport est un document communicable qui vous permettra de comprendre comment votre offre a été notée et vous permettra de déceler les points à améliorer. 

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