Dossier de consultation des entreprises (DCE) des appels d’offres publics

Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) est un dossier mis à disposition par l'acheteur public aux opérateurs économiques sur une plateforme de dématérialisation appelée profil d'acheteur. Il comprend tous les documents nécessaires pour constituer la réponse au marché public tels que : règlement de la consultation, acte d'engagement, CCAP, CCTP, DPGF, BPU, DQE, plans, études techniques, éventuellement formulaires DC1 DC2 DC4 DUME pré-remplis, ... Il est ensuite téléchargé par les entreprises.

Dans la suite, pour les entreprises qui répondent aux appels d'offres, il est utile de connaitre les notions suivantes :

• Analyse du DCE dans les marchés publics
• Importance du Dossier de Consultation
• Composition et contenu
• Méthodologie en 6 Étapes pour analyser un dossier
• Comment poser des questions complémentaires ?
• Optimiser sa réponse à l'appel d'offres
• Eléments d’une réponse optimisée aux appels d’offres publics
• Références juridiques relatives au dossier de consultation

Nécessité de bien analyser le DCE dans les marchés publics

Répondre efficacement à un appel d’offres nécessite une analyse approfondie du DCE pour comprendre les attentes du client et proposer une offre optimisée. Il correspond aux documents de la consultation prévus à l'Article R2132-1 du code de la commande publique.

Pour réussir dans les réponses appels d’offres publics vous devez :

• suivre une méthodologie d’analyse du DCE car l’interprétation du dossier de consultation est le principal écueil que vous rencontrerez,
• connaitre exactement quelles informations rechercher dans les différentes parties et pièces du DCE.,
• détecter les points sensibles,
• préparer votre proposition technique et financière, pour maximiser vos chances de remporter les marchés.

Rôle du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

Le DCE contient toutes les informations nécessaires aux entreprises souhaitant répondre à un marché public. Sa bonne analyse conditionne la réussite dans les appels d’offres.

Définition du DCE

Le Code de la Commande Publique définit le DCE comme "l’ensemble des documents fournis par l’acheteur public pour définir ses besoins et les modalités de la procédure". Concrètement, le DCE permet aux entreprises de :

• Comprendre la nature et l’étendue des besoins de l’acheteur
• Déterminer si elles peuvent y répondre et candidater

Le DCE est donc la clé d’entrée dans un marché public. Sa lecture attentive et compréhension s’imposent.

Les enjeux du DCE

Pour les entreprises, un DCE complet et précis est primordial. Il présente le contexte, l’objet du marché, les exigences techniques, les critères de sélection, le règlement de la consultation, etc.

Un DCE correctement rédigé par l’acheteur permet de :

• Cibler précisément les attentes du client
• Mettre en avant ses atouts pour y répondre
• Anticiper les points sensibles
• Éviter les mauvaises interprétations
• Optimiser ses chances de succès

A contrario, un DCE imprécis ou fluctuant peut dissuader les candidats et limiter la qualité des offres. L’enjeu est donc primordial pour les acheteurs comme les prestataires.

Formation mémoire technique (ou assistance)

Composition et contenu du Dossier de Consultation des Entreprises

Le DCE rassemble de nombreux documents et informations. Voici les pièces clés à analyser et les points de vigilance.

Les documents de procédure et contractuels ou non

Ces documents définissent les règles du jeu via le RC, et l’engagement réciproque entre l’acheteur et l'opérateur économique. Ils sont décisifs à étudier.

• Le règlement de consultation (RC) : précise les modalités de la procédure (délais, critères, lots, etc.). Permet aussi de vérifier que toutes les pièces sont présentes.
• L’avis de marché : définit l’objet, les lots, les quantités ou étendue du besoin.
• L’acte d'engagement : formulaire où le prestataire présente son offre et s’engage.
• Le CCAP : cahier des clauses administratives particulières. Définit les conditions d’exécution du marché.
• Le CCTP : cahier des clauses techniques particulières. Détaille les spécificités techniques attendues.
• Le BPU et/ou DQE : pour les marchés à prix unitaires. Liste les prix de chaque prestation élémentaire.
• La DPGF : décomposition du prix global et forfaitaire pour les marchés à prix forfaitaires. Ventile les coûts.
• Le cadre de mémoire technique : s’il est fourni, définit le contenu attendu de la réponse technique.
• Le modèle du procès-verbal de visite si cette dernière est prévue

Il arrive que le DCE comporte également des formulaires administratifs pré-remplis de manière à faciliter la tâche des entreprises et éviter les erreurs :

• le formulaire DC1 (Lettre de candidature - Désignation du mandataire par ses cotraitants) qui comprend la déclaration sur l’honneur articles L2141-1 à L2141-5 et L2141-7 à L2141-11 du code de la commande publique.
• le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement)
• le formulaire ATTRI1 (Acte d'engagement) qui a remplacé l'ancien DC3.
• le formulaire DC4 (Déclaration de sous-traitance)

Les documents complémentaires

Ces documents apportent des informations importantes pour comprendre le besoin et le contexte :

• Plans, schémas, croquis
• Études préalables, sondages
• Données techniques, normes applicables
• Clauses environnementales
• Contraintes géotechniques
• Exigences de performance
• Echantillons, maquettes, prototypes
• Les documents annexes propres au marché

Certains documents peuvent être fournis ultérieurement comme les échantillons ou maquettes. Il faut alors les réclamer pour compléter son analyse.

Points de vigilance dans le DCE

Certains points sensibles méritent une attention particulière :

• Besoin mal défini ou restrictif
• Allotissement inadapté
• Critères de sélection discriminatoires
• Spécifications techniques trop fermées
• Délais insuffisants
• Conditions financières déséquilibrées
• Critères flous d’attribution du marché
• Encadrement des variantes défaillant

Lister les points durs est important dans votre décision Go / NoGo, à savoir : allez vous répondre à ce marché ?
Vous pouvez utiliser la technique du faisceau d'indices.

Méthodologie en 6 Étapes pour analyser un dossier de consultation

Une méthode en 6 étapes clés pour analyser efficacement un DCE et préparer votre réponse.

Étape 1 : Collecter l’intégralité des documents

• Télécharger toutes les pièces du DCE depuis la plateforme dématérialisée
  • Le dossier est gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques.
• Vérifier qu’aucun document ne manque en consultant le règlement de consultation
• Réclamer les documents manquants auprès de l’acheteur

Étape 2 : Prendre connaissance de l’ensemble des documents

• Lire intégralement toutes les pièces du DCE
• Se faire une vision d’ensemble avant une analyse plus approfondie

Étape 3 : Analyser les documents et surligner les informations clés

• Surligner les dates importantes (questions/réponses, remise des offres...)
• Repérer les critères de sélection et d’attribution
• Identifier les exigences techniques et performances attendues
• Noter les contraintes particulières (délais, environnement, sécurité...)

Étape 4 : Étudier précisément les critères de sélection des candidatures et de choix des offres

• Vérifier que votre entreprise répond aux critères de candidature
  • Capacités économiques, financières, techniques et professionnelles
  • Certifications, qualifications, assurances exigées
• Mais également et surtout consiulter les critères d'évaluation des offres qui conduiront au choix de l'attributaire (prix, valeur technique, délais, ...)

Ces critères sont précisés dans le règlement de consultation.
Ils sont généralement pondérés, par exemple 60% pour la valeur technique et 40% pour le prix.

Étape 5 : Analyser les besoins et votre capacité à y répondre

• Identifier vos atouts pour répondre aux attentes du client
• Objectiver votre valeur ajoutée et votre proposition de valeur unique
• Repérer les prestations nécessitant des sous-traitants et/ou de répondre en groupement momentané d'entreprises (cotraitants)

Étape 6 : Estimer précisément les coûts

• Chiffrer précisément en intégrant toutes les contraintes et prestations
• Prévoir une marge d’erreur dans vos estimations
• Optimiser votre offre financière en identifiant les postes à valeur ajoutée

Eviter les prix à zéro euros bien que ce ne soit pas expressément interdit.

Cette méthode en 6 étapes vous permettra d’analyser méthodiquement les tenants et aboutissants du DCE. Vous pourrez ainsi préparer une réponse technique et financière optimisée.

Comment poser des questions complémentaires sur le DCE ?

Malgré une analyse approfondie, des zones d’ombre peuvent persister. La procédure des questions/réponses vous permet d’y voir plus clair.

Cadre légal des demandes de précisions

Le Code de la commande publique stipule que :

• Les soumissionnaires peuvent poser des questions à l’acheteur pour clarifier le DCE
• L’acheteur est tenu  d’y répondre au plus tard 6 jours avant la date limite de remise des offres (pour les procédures formalisées comme l’appel d’offres)
• Les questions et réponses sont communiquées à tous les candidats

Conseils pour poser les bonnes questions

• Cibler les points véritablement nécessaires à la compréhension du besoin
• Ne pas dévoiler votre stratégie, ce qui implique que vous n’allez pas poser certaines questions sensibles
• Reformuler la question si la réponse est insatisfaisante
• Relancer l’acheteur en cas de non-réponse dans les délais

S’assurer de recevoir toutes les réponses fournies

• Consulter régulièrement la plateforme dématérialisée
• Réclamer les réponses manquantes
• Intégrer toutes les précisions dans votre réflexion

En posant les bonnes questions, vous consolidez votre compréhension du besoin et réduisez les risques d’erreur.

Optimiser sa réponse à l'appel d'offres

Une fois votre analyse du DCE finalisée, peaufinez votre réponse pour maximiser vos chances de succès.

Structurer votre mémoire technique (Attention sa notation pèse souvent lourd dans la décision)

• Rédiger selon une méthode permettant de constituer un plan détaillé du mémoire technique.
• Valoriser vos points forts et votre valeur ajoutée
• Détailler précisément votre méthodologie en étapes clés
• Illustrer votre proposition par des exemples, graphiques, tableaux
• Adopter le plan imposé par le cadre du mémoire technique si un plan est fourni

Attention, rédiger un mémoire technique ce n’est pas :
1/ s’inspirer du mémoire technique type que l’on essaie d’adapter, vous n'y arriverez pas car vous prenez le problème à l'envers.
2 / se contenter d’expliciter le CCTP. Le plan détaillé de l’offre technique doit être spécifique à chaque réponse à un appel d’offres.

Mais il s'agit de répondre aux exigences SPECIFIQUES de l'acheteur, et c'est là toute la difficulté, si bien que c'est le document qui est le plus chronophage à rédiger. N'oubliez pas que vous êtes en concurrence avec d'autres soumissionnaires et que certains disposent du savoir faire.

Affiner votre proposition financière

• Vérifier vos calculs et marges une dernière fois
• Optimiser votre rapport qualité/prix
• Proposer des optimisations dans la variante exigée ou autorisée

Soigner la présentation de votre dossier

• Respecter scrupuleusement les formalités administratives
• Joindre l’ensemble des documents et annexes demandées
• Relire l’ensemble avant envoi et faire corriger les fautes

Respecter les délais et procédures

• Ne pas dépasser la date limite de remise des offres
• Envoyer votre pli selon le mode prévu au règlement de consultation. Attentions aux aléas technique pour votre réponse électronique. Ne pas répondre le dernier jour.
• Vérifier l’accusé-réception des documents reçus par l’acheteur

En appliquant ces bonnes pratiques, vous pouvez constituer une offre irréprochable pour convaincre le décideur de la qualité de votre proposition.

Conclusion : Eléments d’une réponse optimisée aux appels d’offres publics

Répondre aux marchés publics est un exercice exigeant nécessitant une méthodologie rigoureuse. En appliquant les conseils, vous disposerez des atouts pour analyser efficacement le dossier de consultation et proposer une offre optimisée :

• Maîtriser les enjeux stratégiques du DCE
• Analyser méthodiquement chaque section et document
• Identifier vos points forts pour répondre au besoin
• Poser les bonnes questions en temps utile pour lever les ambiguïtés
• Structurer une réponse technique convaincante
• Affiner votre proposition financière
• Respecter scrupuleusement les formalités administratives

Grâce à une approche professionnelle, vous saurez décrypter les attentes des acheteurs publics et maximiserez vos chances de remporter les marchés convoités.

N’hésitez pas à nous contacter pour un accompagnement sur-mesure dans vos réponses aux appels d’offres.

Consultez les 5 étapes pour répondre à un appel d'offres public.