La fin des exemples de mémoires techniques dans les marchés publics ? (TA Paris, 5 janvier 2023, n° 2328772)

Mémoires techniques des marchés publics : la jurisprudence administrative sanctionne les offres techniques génériques.

Introduction

Rôle des mémoires techniques dans les marchés publics

Dans les réponses marchés publics, la qualité de vos offres techniques peut faire toute la différence entre le succès et la défaite.

Cependant, une récente décision du tribunal administratif de Paris ci-dessous met en évidence un point important : l'ère des documents techniques non personnalisés est révolue.

Critère décisif de sélection, le mémoire technique est votre atout pour décrocher des marchés publics.

Evolution de la jurisprudence concernant les documents-types

Une jurisprudence administrative souligne l'importance pour les entreprises de rédiger des mémoires techniques sur-mesure, précis et répondant aux attentes spécifiques de chaque marché.

Si vous souhaitez maximiser vos chances de succès dans le domaine des marchés publics, il est essentiel de comprendre les implications de cette décision et d'adapter votre stratégie en conséquence.

Le tribunal administratif de Paris (TA Paris, 5 janvier 2023, n° 2328772) a clairement établi que l'expérience seule d'une entreprise ne suffit pas à garantir que son offre répond aux besoins du marché.

En effet, le tribunal a jugé qu'un mémoire technique trop général et insuffisamment précis constitue une irrégularité, même en présence d'une expérience forte de la société.

Conclusion : Il est donc primordial de fournir des mémoires techniques spécifiques à chaque marché, élaborés avec soin et répondant de manière précise aux exigences techniques et organisationnelles définies dans le cahier des charges. Les acheteurs publics sont de plus en plus attentifs à la qualité et à l'originalité des offres techniques, et ils sanctionnent les documents génériques et les copiés-collés.

Un acheteur public a le devoir de sélectionner l'offre économiquement la plus avantageuse et conforme aux besoins du marché. Des mémoires techniques génériques ne permettent pas de démontrer une compréhension précise des exigences du marché et réduisent les chances de succès
Un exemple significatif est celui d'un dossier technique généraliste présenté par l'attributaire, alors que celui de l'entreprise éliminée comportait des dispositions précises et non stéréotypées (CE, 8 février 2010, n° 314075). Cette décision met en évidence l'importance de la spécificité et de l'originalité dans la rédaction des documents.

Il est important de souligner que de nombreuses entreprises adoptent une démarche rigoureuse et produisent des mémoires techniques de qualité.

Cependant, l'utilisation de documents génériques reste une pratique courante qui peut avoir des conséquences négatives.

Aide à la rédaction du mémoire technique et assistance

Des offres techniques sanctionnées

Définition du mémoire technique et son rôle dans l'évaluation des offres

Document spécifique à chaque marché le mémoire technique est destiné à noter la valeur technique de l'offre.

Il détaille dans le CCTP la réponse de l'entreprise aux exigences techniques et organisationnelles de la prestation objet du marché décrites .

Tentation des offres techniques génériques : facilité et rapidité contre spécificité et adaptation

L'utilisation de mémoires types peut s'avérer risquée pour les entreprises et nuire à leurs chances de succès.

Cette pratique peut réduire les chances de succès, pour vous en convaincre, en cas de rejet, réclamez les rapports d’analyse des offres.

Risques associés à l'utilisation de mémoires techniques génériques : exemples de sanctions

L'utilisation de mémoires standards peut entraîner des sanctions pour les entreprises, telles que le rejet de l'offre ou une mauvaise note.

La rédaction d'un mémoire technique de qualité exige du temps, des efforts et une analyse approfondie des besoins du marché. Cependant, cet investissement est indispensable pour maximiser les chances de succès.

Alors, tentées par la facilité et tiraillés par des délais toujours trop courts, nombre d’entreprises cèdent à l’appel :

• de l’exemple de mémoire technique type rédigé une bonne fois pour toutes, en réalité impossible à adapter au marché visé
• du “copier-coller” qui permet d’assembler rapidement des éléments épars,

Et comme si cela ne suffisait pas elles en rajoutent une couche :

• le document va se présenter comme une plaquette publicitaire comme sur du papier glacé,
• et va comporter 200 pages, car plus on en rajoute mieux c'est !
• et pour couronner le tout il va comporter une "présentation de l'entreprise" de 4 pages.

Seulement, cette solution de facilité apparente qui a fait beaucoup d’adeptes peut se retourner contre vous !

En effet, une jurisprudence récente du tribunal administratif de Paris montre que les juges administratifs peuvent sanctionner les mémoires techniques insuffisamment personnalisés. Preuve s’il en fallait que la rédaction du mémoire justificatif devienne un enjeu juridique de premier plan.

Donc attention aux pratiques classiques des documents types, des exemples toujours inadaptés dans les faits et des copier-coller inappropriés.

L'utilisation de tels raccourcis peut nuire gravement à vos chances de succès dans les marchés publics. Les acheteurs publics sont de plus en plus attentifs à la qualité et à la spécificité des mémoires techniques. .

Les acheteurs publics peuvent sanctionner les offres techniques trop génériques en leur attribuant une note moins élevée pour la valeur technique.

Analyse de la décision juridique du Tribunal administratif de Paris

Un récent jugement

La tendance à la sanction des mémoires explicatifs peu qualitatifs se confirme avec un jugement rendu début 2023 par le Tribunal administratif de Paris (TA Paris, 5 janvier 2023, n° 2328772).

Sachant que, dans la pratique, le problème n’est pas forcément issu d’un tribunal comme dans le cas d’espèce, car il proviendra plutôt de la personne qui note les documents et qui sanctionne le caractère générique du document. C’est très classique et l’entreprise ne s’en aperçoit qu’à la réception de ses notes.

Un exemple avec le jugement du Tribunal Administratif de Paris du 5 janvier 2023 qui a vu les 3 offres d’une société écartées pour les raisons précitées.

Critères établis par le tribunal pour juger de la validité des offres techniques

L'entreprise pensait peut-être que son expérience pouvait compenser la faiblesse de ses mémoires techniques.

En l’espèce, pour un accord-cadre lancé par l’office HLM Paris Habitat concernant des équipements de détection de fumées, une société candidate voyait ses 3 offres rejetées au motif d’un « mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique ».

Outre le fait de contester la méthode de notation retenue, la requérante mettait en évidence sa grande expérience professionnelle qui aurait dû, selon elle, suffire à considérer ses documents comme adaptés au besoin.

Le tribunal a clairement établi que l'expérience, même avérée, ne dispense pas d'une analyse approfondie des besoins du marché et de la rédaction d'un document technique précis et adapté.

Analyse de cette décision intéressant aussi bien les acheteurs que les entreprises répondant aux marchés publics.

Nécessité de la spécificité et de la précision dans la rédaction des documents

Tout d’abord, le Tribunal rappelle le cadre juridique s’imposant à l’acheteur public :

« L’acheteur doit éliminer les offres qui ne respectent pas les exigences formulées dans les documents de la consultation » (Articles L2152-1 et L2152-2 du Code de la commande publique).

En l’espèce, Paris Habitat reprochait à la société requérante un mémoire technique « trop général et insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché ».

Cependant, la société faisait valoir son expérience professionnelle pour contrer ce reproche.

Mais le Tribunal écarte cet argument : « Son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révèlerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre ».

En clair, même une expérience avérée ne dispense pas d'une analyse approfondie des besoins du marché et de la rédaction d'un document technique avec « des éléments de réponse précis et réellement adaptés au marché considéré et à son contexte spécifique ».

Une position intransigeante qui marque comme une forme de « tolérance zéro » pour les mémoires standards et difficilement personnalisables, aussi expérimentée que soit l’entreprise qui les propose.

Implications pour les entreprises

Répercussions de la décision juridique sur les pratiques des entreprises

Dans un autre jugement, le règlement de la consultation exige que le dossier technique des candidats soit explicite et précis quant à certains éléments, notamment la capacité à installer un dispositif de structure à sécurité passive sur un ensemble existant.

Cependant, le rapport d'analyse des offres révèle que l'offre de la société Bourgogne Franche-Comté Signaux a présenté un document technique imprécis sur ce point, indiquant seulement la possibilité d'ajouter un dispositif de structure à sécurité passive à un support existant, sans fournir de détails supplémentaires.

Le non-respect des exigences spécifiques du règlement de la consultation, notamment en ce qui concerne la précision des informations fournies, peut entraîner une baisse de la note attribuée au mémoire technique .

Cette imprécision a entraîné une dégradation de la note, car elle ne démontre pas de manière claire et détaillée la capacité de l'offrant à répondre aux exigences spécifiques énoncées dans le règlement de la consultation (TA Lyon, 27 octobre 2022, n° 2207390).

En dernier lieu, l'article 6.2 du règlement de la consultation impose que le mémoire technique des candidats comporte des documents explicatifs comprenant des éléments qu'il énumère, dont la capacité à installer un dispositif de structure à sécurité passive sur un ensemble existant. Il résulte du rapport d'analyse des offres que pour attribuer deux points sur quatre à l'offre de la société Bourgogne Franche-Comté Signaux au sous-critère de la valeur technique relatif à la compatibilité des panneaux de signalisation directionnelle avec le patrimoine existant, la capacité à convertir un ensemble existant en dispositif de structure à sécurité passive, le département de la Loire a relevé qu'un document de son mémoire technique indique sans autre précision qu'il est possible d'ajouter un dispositif de structure à sécurité passive à un support existant. Par suite, le département de la Loire n'a pas dénaturé son offre sur ce point.

Nécessité d'adapter les documents à chaque marché pour maximiser les chances de succès

Au-delà du cas d’espèce, ce jugement a une portée générale pour toutes les sociétés soumissionnant à des marchés publics.

Il acte l’obligation de produire pour chaque consultation un mémoire réellement spécifique et précis, parfaitement adapté au besoin exprimé.

Alors évidemment, il n’y avait pas besoin d’une jurisprudence pour qu’un acheteur chargé de noter la valeur technique des offres applique ces principes.

Par contre la formule du jugement selon la quelle il s’agissait d’un « mémoire technique trop général et insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché » reflète parfaitement les attentes de tous les acheteurs en la matière.

Certains acheteurs publics incluent dans le règlement de la consultation des mises en garde contre la pratique des mémoires non personnalisés.  

La crainte de voir son offre rejetée

Au-delà de ce cas d’espèce, l’utilisation de documents-types ou à base de copier/coller inadaptés expose les entreprises candidates à de sérieux risques :

• Le risque d'être écarté dans la phase d'analyse des offres en cas de dossier technique non conforme ou insuffisant.
• Le risque de recours et d’annulation de la procédure par un concurrent mécontent, vous privant de la possibilité de signer le marché pourtant ardemment désiré
• Le risque de ne pas être en mesure d’exécuter correctement le marché faute d’avoir correctement anticipé et chiffré les prestations attendues
• Le risque également de laisser échapper des marchés à sa portée en raison d’une offre technique insuffisamment travaillée
• Le risque de commettre des erreurs grossières ou des contresens très dommageables en raison de copier/coller hâtifs de passages sans lien entre eux

L'utilisation de documents-types expose les entreprises à de nombreux risques, tels que le rejet de l'offre, une mauvaise note ou encore une exécution défectueuse du marché. .

Alors, certes, lorsque l’on est face à un énième appel d’offres à répondre en quelques jours à peine, la tentation du “mémoire déjà prêt” est forte.

Il est plus prudent de réagir et de changer son fusil d’épaule.

Conclusion

En définitive, cette jurisprudence marque un tournant dans l'approche des mémoires techniques pour les marchés publics. Les entreprises ne peuvent plus se permettre de proposer des offres génériques et standardisées. Il est impératif d'adopter une démarche personnalisée, en analysant minutieusement les besoins de chaque appel d'offres et en rédigeant des documents précis, détaillés et adaptés.

Cette évolution représente certes un investissement en termes de charge de travail, mais elle offre également une réelle opportunité de se démarquer de la concurrence. En investissant dans la qualité de vos mémoires techniques, vous démontrerez votre professionnalisme, votre compréhension des enjeux et votre capacité à proposer des solutions sur-mesure.

N'hésitez plus, engagez-vous dès aujourd'hui dans une refonte complète de vos pratiques. Formez vos équipes, optimisez vos processus et mobilisez les ressources nécessaires pour relever cet enjeu essentiel à la pérennité de votre activité dans les marchés publics. .

Références juridiques