Dématérialisation des marchés publics

1. Que faut-il entendre par dématérialisation des marchés publics ?

1.1 Définition et cadre réglementaire

La dématérialisation consiste, pour les acheteurs publics, à mettre en ligne les dossiers de consultation et à recevoir les offres des entreprises uniquement sous forme électronique. Terminé les échanges papier, les déplacements contraignants et les délais postaux incertains.

Cette évolution n'est pas qu'une simple tendance mais une obligation légale. Depuis octobre 2018, la dématérialisation totale est obligatoire pour tous les marchés publics supérieurs à 40 000 €HT (et temporairement 100 000 € HT pour les marchés de travaux). Ce seuil, initialement fixé à 25 000 €HT en octobre 2018, a été relevé pour faciliter certaines procédures. Chaque entreprise souhaitant répondre à ces marchés doit désormais disposer d'un compte sur les plateformes hébergeant ces consultations.

1.2 L'intérêt pour votre entreprise

Loin d'être une simple contrainte administrative, la dématérialisation ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises de toutes tailles. Elle permet d'abord un accès permanent aux avis de marchés, du premier au dernier jour de la mise en concurrence. Fini le risque de manquer une opportunité par manque d'information.

Le dialogue avec les acheteurs publics se trouve également facilité. Les questions et les réponses transitent désormais par voie électronique, garantissant une traçabilité et une transparence accrues. Chaque entreprise peut ainsi obtenir les clarifications nécessaires (théoriquement) sans délai.

L'un des bénéfices les plus tangibles concerne la réduction des coûts. La fin des déplacements pour retirer un cahier des charges ou déposer une offre, associée à l'élimination des frais de reprographie parfois conséquents, représente une économie non négligeable. Pour une PME répondant régulièrement à de nombreux des appels d'offres, l'économie peut atteindre plusieurs milliers d'euros par an.

Le système permet également de répondre avec un Document Unique de Marché Européen (DUME) remplaçant les classiques formulaires DC1, DC2, DC4 et documents de capacités.

1.3 Les risques à anticiper

Si la dématérialisation présente des avantages, elle comporte aussi des inconvénients qu'il convient d'anticiper.

Le premier concerne l'adaptation technique. Votre entreprise doit disposer d'un équipement informatique adéquat et d'une connexion internet fiable. Un simple navigateur obsolète peut compromettre votre capacité à déposer une offre.

Si la dématérialisation présente des avantages, elle comporte aussi des inconvénients.

Le respect des délais constitue un autre problème potentiel. Contrairement aux idées reçues, la dématérialisation exige une anticipation encore plus grande. Un dépôt électronique commencé mais non finalisé avant l'heure limite sera automatiquement rejeté, sans possibilité de recours (sauf cas particulier prévu par la copie de sauvegarde). Un serveur surchargé ou une connexion défaillante ne constituent pas des cas de force majeure reconnus par les tribunaux administratifs.

Enfin, la maîtrise des outils de signature électronique représente une compétence technique et organisationnelle. Une signature mal configurée ou réalisée par une personne non habilitée peut invalider l'ensemble de votre candidature.

2. S'équiper pour réussir sa transformation numérique

2.1 L'environnement informatique adapté

La réussite de vos démarches dématérialisées commence par un environnement informatique approprié. Votre matériel n'a pas besoin d'être dernier cri, mais il doit répondre à certaines exigences minimales.

Un ordinateur relativement récent équipé d'un système d'exploitation à jour constitue la base indispensable. Les plateformes de dématérialisation fonctionnent généralement avec les navigateurs standards comme Chrome, Firefox ou Edge, mais souvent dans leurs versions récentes uniquement. Une mise à jour régulière de ces outils est donc essentielle.

La fiabilité de votre connexion internet joue également un rôle déterminant. Une connexion instable peut interrompre un téléchargement ou un dépôt, compromettant ainsi votre candidature. Si votre entreprise se situe dans une zone mal desservie, envisagez une solution de secours comme un abonnement 4G ou l'utilisation ponctuelle d'un espace de coworking pour vos dépôts d'offres.

Enfin, un utilitaire de décompression comme 7-Zip s'avère indispensable. Les dossiers de consultation sont généralement compressés pour faciliter leur téléchargement. Sans outil approprié, vous ne pourrez pas accéder à leur contenu.

2.2 Organiser une veille efficace

La première étape pour capter les annonces offertes par les marchés publics consiste à mettre en place une veille efficace. Sur ce point, la dématérialisation a simplifié cette démarche.

Les entreprises disposent aujourd'hui de multiples canaux pour identifier les marchés pertinents. La presse spécialisée et les journaux d'annonces légales demeurent des sources d'information , mais les plateformes numériques des prestataires offrent désormais une efficacité inégalée.

Le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP) et le Journal Officiel de l'Union Européenne (JOUE) constituent les références officielles. Ces plateformes permettent de configurer des alertes personnalisées selon votre secteur d'activité, votre zone géographique et d'autres critères pertinents.

Pour optimiser votre veille, créez un compte sur chaque plateforme qui vous intéresse. Cette démarche, entièrement gratuite, vous permet de paramétrer des alertes par email. Par exemple, une entreprise de menuiserie pourra configurer une alerte pour les termes "fenêtres", "menuiserie", "bois" dans un rayon de 50 km autour de son siège. Chaque matin, elle recevra les nouvelles annonces correspondant à ces critères.

Certaines entreprises choisissent également de s'abonner à des services spécialisés, qui agrègent les appels d'offres de multiples plateformes.

Inutile de cibler des marchés introuvables !

Choisissez toujours des services gratuits qui suffisent amplement dans la grande majorité des entreprises.
Par exemple si vous travaillez dans l'informatique, le BTP, la propreté des locaux, le gardiennage, les diagnostics immobiliers, ... vous trouverez facilement de nombreux avis de marchés, et ce, totalement gratuitement.

2.3 Décrypter les avis d'appel public à la concurrence (AAPC)

L'avis d'appel public à la concurrence (AAPC) constitue la porte d'entrée de tout marché public. Ce document synthétique mérite une attention particulière, car il permet d'évaluer rapidement la pertinence d'un marché pour votre entreprise.

L'AAPC contient généralement :

• le résumé du marché,
• sa localisation,
• les critères d'attribution
• et la date limite de soumission.

Prenez le temps d'analyser rapidement ces informations avant de vous lancer dans le téléchargement du dossier complet surtout si ce dernier est très volumineux comme dans le BTP.

En premier lieu, vérifiez l'adéquation entre le marché et vos capacités techniques et financières. Un marché trop important ou exigeant des compétences que vous ne maîtrisez pas parfaitement risque de vous faire perdre un temps précieux pour une faible probabilité de succès.

Les critères d'attribution méritent une attention particulière. Si le prix représente 70% de la note finale, la concurrence sera principalement axée sur le tarif.

À l'inverse, si la valeur technique prédomine, votre expertise et votre méthodologie pourront faire la différence via le mémoire technique.

Enfin, la date limite de soumission détermine votre calendrier de travail. Une échéance trop proche par rapport à votre charge de travail actuelle peut compromettre la qualité de votre réponse. N'hésitez pas à renoncer à un marché si vous ne disposez pas du temps nécessaire pour préparer une offre compétitive.

3. Maîtriser les documents décisifs

3.1 Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

Le Dossier de Consultation des Entreprises représente la pièce maîtresse de tout marché public. Ce document, généralement volumineux, contient l'ensemble des informations nécessaires pour préparer votre offre.

Le téléchargement du DCE s'effectue gratuitement sur la plateforme indiquée dans l'avis d'appel public à la concurrence. Bien que l'identification préalable ne soit plus obligatoire, elle reste vivement recommandée. En vous identifiant, vous permettez à l'acheteur de vous notifier d'éventuelles modifications ou précisions apportées au dossier initial.

Le DCE se compose généralement de plusieurs éléments :

• Le règlement de consultation (RC), qui précise les règles du jeu pour répondre
• L'acte d'engagement (AE), document contractuel par lequel vous vous engagez
• Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), qui définit le cadre juridique administratif
• Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), qui détaille les exigences techniques
• Le bordereau des prix unitaires (BPU) / détail quantitatif estimatif (DQE) ou la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF)

Une lecture attentive de chacun de ces documents s'impose. Le règlement de consultation mérite une attention particulière, car il précise les modalités pratiques de la réponse, notamment l'éventuelle obligation de signature électronique.

3.2 Le Document Unique de Marché Européen (DUME)

Le Document Unique de Marché Européen représente une avancée majeure dans la simplification des procédures. Ce document électronique normalisé permet aux entreprises de candidater de manière simplifiée aux marchés publics européens.

Depuis le 1er avril 2018, les acheteurs publics ont l'obligation d'accepter le DUME. Ce document remplace les formulaires DC1 et DC2, traditionnellement utilisés pour la partie administrative de la candidature.

Pour utiliser le DUME, vous avez deux options.

• Soit l'acheteur a activé le dispositif sur sa plateforme, auquel cas vous pourrez le compléter directement en ligne.
• Soit vous devez le générer vous-même sur le site https://dume.chorus-pro.gouv.fr/ avant de l'intégrer à votre offre.

Notez toutefois que le DUME ne vous dispense pas de fournir les pièces justificatives si vous remportez le marché.

4. La signature électronique et les caractéristiques

4.1 Principes et cadre juridique

La signature électronique représente l'équivalent numérique de la signature manuscrite. Elle permet d'identifier le signataire d'un document et garantit l'intégrité de ce dernier après signature. Dans le contexte des marchés publics, elle joue un rôle particulier pour sécuriser les échanges.

L'usage de la signature électronique est encadré par l'arrêté du 22 mars 2019, qui fait référence au règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Ce cadre juridique définit différents niveaux de signature, dont deux sont autorisés pour les marchés publics français :

La signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3) répond à quatre exigences fondamentales :

• être liée au signataire de manière univoque,
• permettre son identification,
• être créée par des moyens que le signataire garde sous son contrôle exclusif,
• et être liée aux données signées de façon à détecter toute modification ultérieure.

La signature électronique qualifiée (niveau 4) ajoute une couche de sécurité supplémentaire en s'appuyant sur un dispositif de création de signature qualifié et sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de confiance.

Ces distinctions techniques peuvent sembler abstraites, mais elles ont des implications pratiques importantes pour votre entreprise.

4.2 Obtenir et utiliser un certificat de signature

Pour signer électroniquement vos documents de marché public, vous devez acquérir un certificat de signature électronique (CSE) auprès d'une autorité de certification reconnue.

Le choix de votre prestataire mérite réflexion. Assurez-vous que le certificat proposé est conforme au règlement eIDAS et qu'il convient spécifiquement pour la réponse aux marchés publics. Tous les certificats électroniques ne sont pas acceptés dans ce contexte.

L'obtention d'un certificat nécessite généralement un délai de 8 à 15 jours, parfois plus en période chargée mais il est parfois possible de l'obtenir le jour même en cas d'urgence.

Cette démarche administrative implique la vérification de l'identité du demandeur et de son habilitation à engager l'entreprise. Il est donc nécessaire d'anticiper cette acquisition bien avant votre première réponse électronique.

Le coût d'un certificat est de l'ordre de 300 € HT pour une durée de validité de trois ans. Bien que représentant un investissement initial, ce certificat s'avère rapidement rentable pour les entreprises répondant régulièrement aux marchés publics.

La personne titulaire du certificat doit impérativement disposer du pouvoir d'engager la société. Dans une PME, il s'agit généralement du dirigeant, mais dans une structure plus importante, une délégation de pouvoir peut être nécessaire.

4.3 Quand et comment signer électroniquement

La réforme des marchés publics de 2016 a considérablement assoupli les obligations en matière de signature électronique. Depuis le 1er avril 2016, la signature électronique des offres déposées sur une plateforme de dématérialisation n'est plus obligatoire par défaut.

C'est désormais l'acheteur qui décide, pour chaque consultation, si une signature électronique est requise. Cette information figure dans le règlement de la consultation. Il est donc indispensable de vérifier cette exigence avant de préparer votre réponse.

Lorsqu'une signature est demandée, elle concerne généralement l'acte d'engagement, parfois accompagné d'autres documents comme le bordereau des prix. La signature n'est imposée dans les textes de la commande publique en vigueur que pour l'offre finale, qui constitue le contrat définitif.

La majorité des marchés n'exigent pas de documents électroniques signés lors du dépôt.
Consultez le RC, et sachez que parfois il est difficile de connaitre la position de l'acheteur lorsque la rédaction est ambigüe.

Pour apposer votre signature électronique, vous pouvez utiliser l'outil intégré à la plateforme de dématérialisation ou un logiciel externe. Dans ce dernier cas, vous devez fournir à l'acheteur le mode d'emploi permettant de vérifier la validité de votre signature.

Une erreur fréquente consiste à signer un fichier ZIP contenant plusieurs documents. Cette pratique n'est pas valable juridiquement. La signature électronique doit être apposée directement sur chaque document concerné, comme vous le feriez avec une signature manuscrite.

5. Construire une réponse électronique efficace

5.1 Structurer son dossier de candidature

La préparation d'une réponse électronique efficace commence par une structuration claire de votre dossier. Une organisation adaptée facilite non seulement votre travail mais améliore également la lisibilité de votre offre pour l'acheteur.

Votre dossier de candidature se compose traditionnellement de deux parties distinctes : la candidature proprement dite et l'offre.

• La candidature présente les capacités juridiques, techniques, professionnelles et financières de votre entreprise. Elle constitue en quelque sorte l'identité de votre structure.
• L'offre décrit quant à elle la manière dont vous proposez d'exécuter le marché. Elle représente votre offre financière via les BPU/DQE et/ou DPGF et votre offre technique via le mémoire technique spécifique à chaque réponse.

Pour la partie candidature, vous pouvez rassembler les documents administratifs demandés : attestations fiscales et sociales (qui ne sont pas exigibles à ce stade dans les procédures ouvertes), assurances, références similaires, chiffres d'affaires des dernières années, moyens humains et matériels. L'utilisation du DUME peut être envisagée pour cette étape.

Pour l'offre, préparez un mémoire technique détaillant (selon les exigences du RC) votre méthodologie, accompagné d'une proposition de délais d'exécution et d'une offre financière. Le mémoire technique mérite une attention particulière, car il permet de vous démarquer de la concurrence, particulièrement lorsque la valeur technique représente une part importante des critères d'attribution.

Attention : Le mémoire technique est spécifique à chaque marché. Il faudra en tenir compte et il s'agit du document le plus délicat à rédiger y compris pour les entreprises habituées à l'exercice.

Pour les marchés de faible montant, la distinction entre candidature et offre peut être moins nette. Une simple proposition commerciale, comme vous en feriez pour n'importe quel client privé, peut parfois suffire. Le règlement de consultation précise généralement cette modalité.

5.2 Optimiser ses documents pour le dépôt électronique

La qualité technique de vos documents peut influencer significativement le succès de votre dépôt électronique. Quelques bonnes pratiques permettent d'éviter les désagréments.

Concernant les formats de fichiers, tous sont généralement acceptés sur les plateformes de dématérialisation. Cependant, l'acheteur peut restreindre cette liste dans le règlement de consultation.

Sans précision particulière, privilégiez les formats universels comme PDF pour les documents textuels, Excel pour les tableaux financiers et DWF pour les plans.

Adoptez une nomenclature explicite pour vos fichiers. Un nom comme "AE_Entreprise_Dupondn_Lot1.pdf" sera plus parlant qu'un obscur "Doc1.pdf". Cette clarté facilite le travail de l'acheteur et témoigne de votre professionnalisme.

Optimisez le poids de vos fichiers, particulièrement pour les documents comportant des images ou des plans. Un dossier trop volumineux ralentit considérablement le temps de dépôt et augmente le risque de problèmes techniques. Pour les documents PDF, utilisez les fonctions de compression disponibles dans la plupart des logiciels de création.

Vérifiez l'intégrité de vos fichiers avant le dépôt. Un document corrompu ou illisible peut entraîner le rejet de votre offre. Ouvrez systématiquement chaque document pour vous assurer de sa lisibilité et de son contenu.

Attention au format .zip qui peut être déconseillé car présentant des risques.

Enfin, si une signature électronique est requise, n'attendez pas le dernier moment pour réaliser cette opération. La signature peut parfois prendre du temps, notamment pour les fichiers volumineux.

5.3 Le dépôt électronique

Le dépôt électronique représente l'étape finale de votre candidature, mais aussi la plus critique. Une erreur à ce stade peut compromettre l'ensemble de vos efforts préalables.

La première règle d'or concerne l'anticipation.
N'attendez jamais le dernier jour, et encore moins la dernière heure, pour déposer votre offre.
Les plateformes connaissent fréquemment des ralentissements en période de forte affluence, particulièrement à l'approche des dates limites.
Un dépôt anticipé de 24 à 48 heures vous prémunit contre ce risque.

Le temps nécessaire au dépôt varie considérablement selon la taille de vos fichiers et la qualité de votre connexion internet. Pour un dossier d'une centaine de mégaoctets, prévoyez entre 5 et 30 minutes selon la qualité de la connexion. C'est très variable. Si l'envoi s'effectue via un lecteur réseau, ce délai peut être beaucoup plus important. Certaines plateformes conseillent de transmettre à partir de fichiers stockés sur le poste de travail et non pas d'un serveur ni du Cloud.

À l'issue d'un dépôt réussi, vous recevrez un mail de confirmation. Conservez ce document, ainsi que le répertoire de sauvegarde créé automatiquement par la plateforme. Ces éléments constituent votre preuve de dépôt en cas de litige.

5.4 La copie de sauvegarde, une sécurité parfois très utile

La copie de sauvegarde constitue une sécurité précieuse dans l'univers parfois incertain de la dématérialisation. Cette copie des dossiers électroniques, destinée à se substituer en cas d'anomalie technique, peut vous sauver dans des situations critiques.

Traditionnellement, la copie de sauvegarde prenait la forme d'un support physique (CD, DVD, clé USB) envoyé parallèlement au dépôt électronique. Depuis l'arrêté du 14 avril 2023, elle peut également être remise par voie électronique, simplification bienvenue pour les entreprises. Sachez cependant que peu d'acheteurs l'autorisent via le RC.

La copie de sauvegarde n'est jamais obligatoire, mais souvent recommandée, particulièrement pour les marchés importants. Elle doit être strictement identique à la version déposée électroniquement et parvenir à l'acheteur avant la date limite de remise des offres.

L'enveloppe contenant cette copie doit porter clairement la mention "copie de sauvegarde" ainsi que l'objet de la consultation. Cette précaution évite qu'elle ne soit ouverte par erreur en dehors des cas prévus.

6. Analyser les résultats et progresser

6.1 Les notifications d'attribution

À l'issue de l'analyse des offres, l'acheteur notifie sa décision à l'ensemble des candidats. Cette notification intervient généralement par voie électronique, via la plateforme de dématérialisation ou par email.

Si votre offre est retenue, vous recevrez une lettre d'intention vous informant que vous êtes pressenti comme attributaire du marché. Cette étape n'équivaut pas encore à l'attribution définitive. Vous devrez fournir diverses attestations (fiscales, sociales, d'assurance, ...) avant la signature du contrat.

Une fois ces vérifications effectuées, vous serez invité à signer l'acte d'engagement, généralement par voie électronique. Cette signature marque votre engagement contractuel et fait de vous le titulaire officiel du marché.

Si votre offre n'est pas retenue, l'acheteur doit vous communiquer les motifs de rejet. Cette information vous permettra d'améliorer vos futures candidatures. N'hésitez pas à demander des précisions supplémentaires si nécessaire.

6.2 Tirer les leçons d'un refus

Un refus ne constitue jamais un échec définitif, mais une occasion d'apprentissage. L'analyse des motifs de rejet vous permet d'identifier vos points faibles et d'améliorer vos futures réponses.

Les acheteurs publics sont tenus de vous communiquer, sur demande, votre classement et les notes obtenues pour chaque critère d'évaluation. Ces informations révèlent précisément les aspects à renforcer dans vos prochaines candidatures.

La comparaison avec l'offre retenue, lorsqu'elle est possible, offre également des enseignements précieux. Les caractéristiques de l'offre gagnante peuvent vous inspirer pour vos futures réponses.

Enfin, n'hésitez pas à solliciter un échange avec l'acheteur après la notification. De nombreux acheteurs acceptent de consacrer quelques minutes à un débriefing, vous permettant de mieux comprendre leurs attentes et d'affiner votre stratégie.

6.3 Constituer des archives

La réponse aux marchés publics s'apparente à un processus d'amélioration continue. La constitution d'une bibliothèque facilite cette progression.

Conservez l'ensemble de vos dossiers de réponse, qu'ils aient abouti ou non. Ces archives constituent une ressource intéressante pour vos futures candidatures.

Tenez à jour un tableau de bord de vos réponses, incluant pour chaque consultation les informations essentielles : acheteur, objet, montant, résultat, notes obtenues par critère. Cette synthèse vous permettra d'identifier les tendances et d'affiner votre stratégie de réponse.

Documentez également les bonnes pratiques et les écueils à éviter. Un simple document partagé entre les collaborateurs impliqués dans les réponses aux appels d'offres garantit la capitalisation de ces enseignements.

Certaines entreprises constituent un guide interne pour la réponse aux appels d'offres.

7. Stratégies pour les débutants

7.1 Commencer par des marchés adaptés

Pour les entreprises novices dans les marchés publics, une approche progressive s'impose. Commencez par des consultations de faible montant, généralement moins exigeantes administrativement et techniques.

Les marchés inférieurs à 40 000 € HT (et 100 000 € HT pour les travaux) présentent un niveau de formalisme réduit. L'acheteur peut se contenter d'une simple demande de devis, similaire à celle que vous pratiquez habituellement avec vos clients privés. Ces consultations constituent une excellente porte d'entrée pour vous familiariser avec les attentes des acheteurs publics.

Les marchés émis par les petites communes ou les établissements publics locaux offrent également un point de départ accessible. Ces structures recherchent souvent des prestataires de proximité et valorisent la réactivité des PME locales.

7.2 Développer ses compétences progressivement

La maîtrise des marchés publics s'acquiert progressivement. Diverses ressources vous permettent d'accélérer cette montée en compétence.

Utilisez les consultations de test proposées par les plateformes de dématérialisation. Ces environnements de simulation vous permettent de vous familiariser avec les fonctionnalités sans risque d'erreur sur un marché réel.

Il est possible de suivre des formations dédiées aux marchés publics. Ces sessions, abordent les aspects juridiques et pratiques de la réponse dématérialisée.

Enfin, n'hésitez pas à vous rapprocher de vos confrères. Le partage d'expérience avec d'autres dirigeants ayant déjà franchi le pas des marchés publics peut vous faire gagner un temps précieux.

7.3 Envisager les groupements momentanés d'entreprises

Pour aborder des marchés plus importants ou plus complexes, le groupement momentané d'entreprises (GME) représente une solution pertinente. Cette association temporaire permet à plusieurs entreprises de mutualiser leurs compétences et leurs références pour répondre ensemble à un marché public.

Le GME peut prendre deux formes : conjoint ou solidaire.

• Dans un groupement conjoint, chaque membre n'est responsable que de sa part du marché.
• Dans un groupement solidaire, chaque membre est engagé pour la totalité du marché, offrant une sécurité supplémentaire à l'acheteur.

La réponse en groupement implique quelques formalités supplémentaires, notamment la désignation d'un mandataire qui représente l'ensemble du groupement. Chaque membre doit également fournir les documents pertinents.